外資OLが解説!英語議事録の効果的な書き方と注意点|無料フォーマットあり

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外資OLが解説!効果的な英語議事録の書き方と注意点|無料フォーマットあり

こんにちは、外資系企業に勤めるOLのみいこです♪

会議の内容を整理し生産性を高める議事録(meeting minutes)ですが、英語の書き方は実は意外と難しい…

ということでこの記事では、効果的な英語議事録の書き方注意点を分かりやすく解説していきます。

最後にダウンロード可能なフォーマットも載せておきますので、是非活用してみてくださいね!

この記事で分かること

  • 議事録の目的
  • 効果的な英語議事録の書き方
  • 英語議事録のテンプレートとサンプル
目次

英語議事録を書く前に…①そもそも議事録って何?

議事録とは、会議中に行われたことを文書で記録したものです。

議事録には、誰が、何を、どこで、いつ、会議を行ったかが記載されており、誰が見返しても会議の内容が思い出せるようなものになっています。

ちなみに、よく混同しがちなのが議事録とアジェンダの違いです。

  • 議事録:会議内容をまとめたもの
  • アジェンダ:会議の議題をまとめたもの

議事録は英語でminuteといいます。時間単位の「分」ではなく、「メモを取る、簡単な要約をする」という意味の他動詞です。

英語議事録に記載する項目一覧

会議の議事録は以下の項目で構成します。

  • The meeting title – 会議のタイトル
  • Attendee name – 出席者の名前
  • The time and date – 会議の時間と日付
  • Follow-up from previous meeting – 前回の会議からの持ち越し事項(必要に応じて)
  • Agenda item – アジェンダ(議題)
  • Key discussion points – 議論された主な内容
  • Decision(s) made – 決定事項
  • Action items and assignee(s) – アクションアイテムと担当者
  • ***必要に応じてアジェンダ を複数記載***
  • Parking lot -パーキングロット(追記事項)
  • Individual summaries – 個人ごとの要約

▼上から順に書いていくと、こんな感じの英語議事録が完成します。

英語議事録①
英語議事録②
英語議事録③
 

必要な内容がしっかりまとまっていて、見やすい議事録ですね!

英語議事録を書く前に…②議事録はなぜ大切?

英語の議事録がどんなものか分かったところで、実際に書く前にその目的は何なのかをみていきましょう。

欠席者の役に立つ

議事録をとっておくと、会議に出席できなかった人があとから見たときに 1) 何が議論され、2) 何が決定されたか確認することができます。

出席者の行動を促す

会議中に決めた約束や決定事項が可視化されるため、誰がいつまでにどんな作業をする責任があるのかが明確になり1人1人が責任を果たすことに繋がります。

認識のずれを防ぐ

議論の内容を文書として記録することで、議事録が客観的な第三者としての機能を持ち、参加者の認識のズレや誤解を防ぐのに役立ちます。

会社の時間とコストの節約になる

会議のアクションアイテムが曖昧だと、余計な時間をそこに割いたり、間違った方向に労力をかけてしまい後から軌道修正…なんてこともあり得ますよね。

議事録を作ることで、こういったコストのかかる状況を避けることが可能になります。

効果的な英語議事録の書き方って?

議事録を書く際に意識したいのが、これはあくまでも議論の内容を簡単に要約するものということです。

一言一句書きだしたり、重要度の低い余計な情報を書いてはいけません。

皆さんもそうだと思いますが、議事録を読むときはわざわざそのために時間なんてとりませんし、あ~こんな内容だったな、と流し読みする程度ですよね。

議事録を書く場合はとにかく読みやすいフォーマットで書く必要があるのです。

ここからは、効果的な議事録を英語で書くためのヒントを会議前・会議中・会議後に分けてご紹介します。

効果的な英語議事録の書き方【会議前編】

アジェンダを作成

しっかりとした会議アジェンダがあれば、会議の議事録の大筋がわかります。

アジェンダの書き方を詳しく知りたい!という方は以下の記事で書き方やフォーマットを紹介しているのでご覧ください。

アジェンダを作る際は、各論点の下にメモ欄を作っておきましょう。

また、日時、場所、会議のタイトル、会議のゴール、前回の会議から持ち越した内など、事前に知っていることを記載します。

そうすることで、しっかり全体の話を聞く余裕を持ちながら議事録を取ることができます。

記録係を用意

議事録を自分で作成しない場合は、事前に誰かにその作業を依頼しておきましょう。

毎回同じ人が記録係にならないような配慮もします。

効果的な英語議事録の書き方【会議中編】

必要あれば録音

会議の重要度によりますが、決定事項が重要な場合は議事録を作成するだけでなく、スマホなどで録音しておくのがおすすめです。

※録音する場合は、会議が始まる前に出席者に伝えるようにしましょう。

重要な決定事項を記録

議題を進めていく中で、重要な決定事項はその都度書き留めておきましょう。

そうしないと後から忘れてしまったり間違った情報を記録してしまう危険性があります。

また、次の議題に移る前に、全員がその決定に同意していることを明確にします。

アクションアイテムをメモする

それぞれのアクションアイテムを書き出し、アサインされた個人名や担当チーム名も記載します。

また、可能であれば期限も記載します。

明確な説明を求める

決定事項や次のステップが曖昧なまま議論が次の議題に移ってしまった場合は、すぐに指摘し、前の議題に戻るように促します。

客観的にメモを取る

決められた議論や決定事項について個人的な見解があるかもしれませんが、会議の議事録には自分の意見を記載してはいけません。

どうしても必要な場合を除き、個人の名前を書くのもやめておきましょう。(会議に出席できなかった人も客観的に議事録を確認することができます)

※アクションアイテムに対する実行者の名前を記載することはもちろんOKです。

パーキングロット(parking lot)欄を設ける

パーキングロットとは、追加項目を記載するための予備欄のことです。

  1. 追加の議論や別の会議が必要になった場合
  2. すべてのアジェンダ項目が終わらなかった場合

はこのセクションに記載します。

効果的な英語議事録の書き方【会議後編】

会議の議事録を確認

会議が終わったら、すぐに議事録を見直し、必要に応じて詳細を追加します。

各議題のアクションアイテムと最終ゴールが明確になっていることを確認し、全員の認識に相違がないことを確かめましょう。

ビジネス英語では、全員の認識が一致していることを”everyone is on the same page”と言います。よく使う表現なので覚えておきましょう!

個人ごとの要約を加える

会議の議事録をできるだけ効率的に作成するために、議事録の最後に個人個人のタスク内容を追加すると便利です。

アクションアイテム期日を記載しましょう。

できるだけ早く配布する

会議の議事録を作成し、内容を確認したら、できるだけ早く(できれば24時間以内に!)関係者全員に送りましょう。

そうすることで、全員の記憶が新しいうちに議事録を確認し、次のステップに着手することができます。

また、会議に出席できなかった人に共有することで、次決定事項や議論の内容についての考えを聞くこともできます。

【まとめ】効果的な英語議事録の書き方と注意点

今回は、英語で議事録を書く際の効果的な書き方と、会議前~会議後までの各段階で注意するべきことをご紹介しました。

議事録を書く際は、議事録の目的をしっかりと理解したうえで、チーム全員の生産性をあげるような議事録作成を意識してみましょう!

ダウンロード無料!英語議事録のテンプレート

最後に、今回ご紹介した議事録の書き方を使った英語のテンプレートをご紹介します。

無料でダウンロードできるものなので、是非活用してみてください。

このテンプレートを使った実際の書き方の例は、記事内で紹介した画像を参考にしてくださいね!

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英語を磨けばキャリアも広がる!行動あるのみです!

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この記事を書いた人

某米系外資IT企業勤務の20代OL。副業でフリーランス日本語教師もしています。
自身の経験を元に、転職、キャリア、英語学習、日本語教師についての情報をブログで発信中。

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