皆さんこんにちは。米系外資系企業に勤務しているOLのみいこです。
英語の会議でもっと存在感を出したいのに上手くいかない。なんだか自信が持てない。英語会議への苦手意識がある… という方、きっと多いですよね。
私自身も、今の外資系企業に入社したての頃に、日系企業のノリで会議に参加して痛い目をみた経験があります。
何がだめだったのかな？と振り返った際に気づいたのが、そもそもの会議に対する捉え方が日本と欧米では大きく異なる、という点でした。
そこで本記事では、英語の会議に参加するにあたって必ず知っておきたい会議の位置づけとやってはいけないNG行動について、日本と欧米を比較しながらご紹介していきます。
会議に対する根本的な理解を変えて、欧米型の考えにシフトチェンジするだけで、自信を持って英語会議に参加し、相手からの信頼と高い評価を得ることができますよ！
是非、皆さんの英語会議の事前準備として活用していただけると嬉しいです。
【英語会議成功のコツ】会議の位置づけ
まず、日本と欧米の会議の位置づけの違いについてを理解する必要があります。
それぞれを比較して見てみましょう。
日本型
- 合意形成の場
- ゴールは規定
- 問題は持ち帰る
- 出席に意義
日本の場合、会議は合意形成の場として使われることが多いです。
既に決まっていることを確認するだけのことが多い為、ゴールは規定されていることが多く、新たに議題が出てきても一度持ち帰って検討します。
会議参加前の準備に力を入れることも少ないです。
また、出席していることに意味があり、特に自分の意見を述べなくても会議は進んでいきます。
日本の場合、あまり発言しすぎると調和を乱したり、変に目立ってしまって悪い印象を与えることもありますよね(^-^;
欧米型
- 議論をする場
- ゴールは未定
- 問題はその場で解決
- 議論参加に意義
一方で、欧米型は会議＝議論の場という位置づけになっています。
そのため、ゴールは決まっておらず、みんなで活発に意見交換をしながら問題を解決していくスタイルです。
議論に参加することに意義があると考えられているため、沈黙は無関心はご法度です。
日本型とは正反対のスタイル！発言しない人は会議に出席させる意味がないとみなされ、次回以降の重要な会議に呼ばれない、なんてこともあります。 （厳しい…）
【英語会議成功のコツ】日本人がやりがちなNG行動
日本型の会議に慣れている私たちだからこそ、日本型のマインドでなんとなく英語の会議に参加すると、無能な人認定されてしまう可能性が…。
それを防ぐためにも、最低限気を付けたい2つのポイントをご紹介します。
①沈黙は厳禁。出席≠参加
一番避けたいのが「沈黙」です。
私自身も、日本人が多く参加する英語の会議で「何か意見はありますか？」という問いかけをしても30秒以上無反応…なんて経験を何度もしてきています。（オンラインの場合は特に多いです）
たしかに発言をするのは勇気がいりますし、周りが黙っているなら自分も何も言わなくていや、という無難な選択をしてしまう気持ちも分かりますが、それではあなたの社内評価はだだ下がりです。
- 自分の意見を述べる
- はっきりとした意見が無い場合は、自分の意志を示す
ということが非常に大事になってきます。
最低限、賛成か反対かの意思表示は述べるようにしましょう。
例文
I agree with the plan A.（プランAに賛成です。）
I disagree with that idea.（そのアイデアに賛成できないです。）
ここで1つ注意したいのが、 「I」 の多用は避けるという点です。
I think, I know, I wantを多用していると、自己中心的な印象を与えてしまいます。
「It seems to be…」などと表現を変えたり、「I」ではなく「We」を使って一般論にすると良いでしょう。
Iを使わない言い換え表現
It seems to be a little bit risky.（それはリスクが高いように思えます。）
We know our company is…（私たちはこの会社が…だと知っています。）
できるだけ個人的な感想ではなく、一般論として事柄を話す癖をつけるとGOOD！
②説明の姿勢
とはいえ、常に意見やアイデアを持ち合わせているとも限りませんし、その場で即決できない内容の場合もありますよね。
その場合は、率直にそれを伝え、意思決定までの流れを説明することが大事になります。
ここでは悪い例と良い例をご紹介します。
悪い例
本来であれば、権限を持った人が集まってそれぞれの意見を述べ、その場で結論を出すべき。
会議に参加している以上、それを期待されていると思っておきましょう。
ビジネスの会議で、組織とは無関係に「個人的な意見」を言っても、意味がありません。
あくまでもビジネスパーソンとしての発言に徹することがポイント。個人的な立場の表明は避けてください。
“Silence means nothing”という言葉があるように、会議は参加者がそれぞれの意見を出し、議論して結論を出すための場です。
賛成でも反対でもなく、何も発言しないのであれば、参加していないも同然と思われてしまいます。
良い例
確認を取る必要がある場合は、誰に確認するのか、いつまでに結論を出せるのかをはっきりと伝えましょう。
即決できない場合は、しっかりとその理由とその後のスケジュールを説明できると好印象です。
【英語会議成功のコツ】 まとめ
今回は、英語の会議に参加するに際の事前準備として、以下のポイントをご紹介しました。
- 日本と欧米の会議の位置づけの違い
- 日本人がやりがちなNG行動
英語会議に参加する際は、立場表明を行い、意見やアイデアを積極的に出して議論に参加することが何よりも大切になります。
本来の会議とは、それぞれが意見を持ち寄り、議論をして最良の結論を探る場。
参加者は予め自分でよく考え、意見をまとめた上で、それをどう説明するか準備しておくことが求められます。
今回ご紹介した考え方の違いを理解し、英語会議のスタイルに柔軟に適応できるスキルを身に着けていきましょう！
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