外資OLが英語アジェンダの書き方を徹底解説!無料テンプレートあり

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こんにちは!外資系企業OLのみいこです。

効率的で生産性のある会議を行うためにアジェンダ(Agenda)は欠かせません。

アジェンダ作成は、周りからの評価と業務への理解を高めることにも繋がる大事なスキルの一つです。

この記事では会議用アジェンダの書き方を具体的にご紹介するとともに、記事の最後では使いやすい無料テンプレートもご用意しているので、是非ご活用ください。

この記事で分かること

  • 英語アジェンダの具体的な書き方
  • 会議の生産性を上げるためのヒント
  • 英語アジェンダの無料テンプレート
目次

英語アジェンダの書き方|アジェンダはなぜ必要なの?

英語アジェンダの書き方の前に触れておきたいのが、アジェンダの必要性です。

アジェンダとは、簡単にいうと会議で取り上げる議題を事前にまとめたメモのこと。

事前に話し合う内容を共有しておくことで、会議の出席者全員が共通認識を持って会議に参加することができ、より効率的に議論を進める目的があります。

よく混同されがちですが、アジェンダ議事録は異なるので注意!

アジェンダもない、何を決めるかも曖昧な会議に参加したことがある方は分かるかもしれませんが、非常に時間の無駄ですよね。

オンラインスケジューリングソフトウェアのDoodleによると、北米経済は準備不足の会議のせいで年間約3,990億1,000万ドルを損失しているというデータもあります。

アジェンダのない会議は全員の時間を奪うだけでなく、本当に必要な箇所に使えるリソースを無意味に失うことにも繋がりかねません。

また、一説によると会社員は45年間のキャリアのうち22年間を会議に費やしているとも言われています。

シンプルな会議アジェンダは、会議の質と成果を大幅に向上させ、さらに会議の数と長さを減らすことにも繋がるというわけです。

無駄な会議がこんなにも多いなんて・・・。アジェンダを効果的に作ることで会議の無駄を削減できるんですね!

会議用英語アジェンダの書き方|5つの項目

アジェンダを英語で書く際は、主に5つの項目が必要です。

それぞれの書き方のポイントをみていきましょう。

英語アジェンダの書き方①会議のタイトル

まずは会議のタイトルを入れます。

誰が見ても会議の内容が分かるようなタイトルを記載します。

  • Marketing Team Meeting
  • ABC Inc(フォーマルな会議では会社名を書くこともある)

英語アジェンダの書き方②日時・場所・参加者

次に、日付・時間・場所・参加者名・欠席者の情報を記載します。

MEETING INFORMATION

日付 – Date: Wednesday, July 2nd

時間 – Time: 9:00 – 11:30

場所 – Location: 602 Conference Room

出席者 – Attendees: Yuko, Tina, Kenta, Mark, Tommy

欠席者 – Excused/Apologies: Maxime

追加情報 – Reports/Update: (あれば記載)

英語アジェンダの書き方③準備事項

アジェンダは会議前に参加者に配布する資料です。

そのため、会議に参加する際に必要なものや事前に目を通しておいてほしいこと等を記載しておくと親切です。

PREPARATION FOR MEETING
Please Read: 
Please Bring:

英語アジェンダの書き方④議題内容

3つ目のセクションには、会議で話し合う議題(Agenda Items)を記載していきます。

ポイント

  • 各項目は簡潔に書く
    • 書き出しはdiscussion, vote, updateなどの名詞で始まることが一般的
    • ただこれだけだと情報が足りないので、Discussion/vote on… と話し合う具体的な内容を記載
  • 所要時間とスピーカーの名前を記載する

AGENDA ITEMS

議題⑴ Discussion on Shibuya Store Remodel (20 minutes) – Kenta

・Which design do we prefer?

議題⑵ Next Quarter’s Marketing Budget (15 minutes) – Tina

・Decide whether to request on increase in our marketing budget

New Business/Announcements:

(会議の最後に、議題以外の共有事項や情報交換の時間を設けたい場合に記載)

英語アジェンダの書き方⓹アクションアイテム

Agendaの最後に、アクションアイテムを記載する箇所を設けます。

ポイント

  • 書き出しは動詞で始めるのが一般的
  • 各アクションアイテムに誰がアサインされるのかを記載
  • 締め切り日を記載

英語アジェンダの書き方|まとめ

記事の内容をまとめます。

■アジェンダ=会議で取り上げる議題を事前にまとめたメモ

→会議を効率的に行うことで議論の質を向上させ、会議自体の短縮/削減に繋がる

■英語アジェンダに必要な5つの項目

  1. Meeting title(会議のタイトル)
  2. Meeting information(日時・場所・参加者等)
  3. Preparation for meeting(準備事項)
  4. Agenda Items(議題内容)
  5. Action Items(アクションアイテム)

英語アジェンダの無料テンプレート

最後に、本記事でご紹介したポイントを抑えた英語アジェンダのテンプレートをご紹介します。

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今回ご紹介したアジェンダの書き方はもちろん、英会話初心者から上級者までそれぞれのレベルに合わせた実践的なビジネススキルを学ぶことができます。

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この記事を書いた人

某米系外資IT企業勤務の20代OL。副業でフリーランス日本語教師もしています。
自身の経験を元に、転職、キャリア、英語学習、日本語教師についての情報をブログで発信中。

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